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일 하기 좋은 회사

회의 준비를 안 하면 새로운 회의가 생긴다

2024.03.14

회사라는 조직에서 회의는 굉장히 중요한 도구입니다. 회의를 통해 전설로 남을 멋진 의사결정이 이뤄지기도 하고, 혼자서는 떠올리지 못했던 반짝이는 아이디어를 얻기도 해요. 하지만 직장인이라면 모두가 한 번쯤은 느껴봤을 겁니다. ‘회의’라는 도구는 잘못 이용하면 우리의 시간과 에너지를 낭비하는 가장 큰 원인이 되기도 한다는 것을요! 그렇다면 우아한형제들의 회의문화는 어떤 상황일까요? 우아한형제들의 회의문화를 설문으로 진단했을 때  ‘자유롭게 의견을 낼 수 있는 분위기’와 같이 ‘소통’과 관련해서는 긍정적인 상황이었어요. 하지만 ‘회의 수’, ‘참석자 적절성’과 같이 ‘회의 효율성’에 대한 부분에서는 개선이 필요해 보였습니다. 그중에서도 가장 문제로 꼽힌 것은 ‘회의 수’! 회의가 너무 많다는 것이었죠.

그럼, 회의 수를 줄이면 되겠군요! 그럴까요? 10개인 회의를 5개로 줄이면 모든 문제가 해결될까요? 이 답을 찾기 위해 설문 응답 속에 반복적으로 언급된 키워드들을 더 살펴보았습니다.

  • 내가 왜 초대되었는지 알 수 없는 회의가 많다.
  • 참석자들이 미리 자료를 숙지하지 않아 시간이 낭비되는 회의가 많다.
  • 문서 공유로 대체해도 되는(자료를 읽기만 하는) 회의가 많다. 

우리가 줄이고 싶은 회의는 ‘모든 회의’가 아니라 ‘불필요한(혹은 그렇게 느껴지는) 회의’였어요. 만약 단순히 ‘회의 수를 줄이는 것’에 집착했다면 정말 필요한 회의를 주최하려던 분들이 눈치를 보게 되는 상황을 만들 수도 있고, 근본적인 문제에 접근하기에도, 장기적인 효과를 보기도 어려웠을 거예요.

불필요한 회의를 만들지 않는 방법은  무엇일까요? 사실 모두가 아는 것들이었어요. 하지만 바쁘게 업무를 하다 보면 뒷전이 되기 쉬운 일들이기도 했죠. 우선 주최자가 회의를 주최하기 전 ‘회의 목적과 안건’을 검토하고 공유해야 해요. 그 과정을 통해서 이 회의가 꼭 필요한지, 누가 꼭 참석해야 하는지, 회의를 통해 얻어야 하는 구체적인 결과물이 무엇인지 명확해질 수 있거든요. 또한 주최된 회의가 불필요한 회의가 되지 않기 위해서는 참석자들이 관련 자료를 숙지하고 안건에 대해 고민한 후 참여하는 과정이 필요하죠.

위와 같은 행동들을 제안하기 위한 메시지는 명확하면서도 기억하기도 쉬워야 한다고 생각했어요. 그래서 우아한형제들 안에서 공감대를 형성하고 있던 문장들을 변형하여 메시지를 만들어 보았답니다. 

  • 휴가에는 사유가 다. → 회의에는 사유가 다.
  • 청소를 안 하면 새로운 우주가 탄생한다. → 회의 준비를 안 하면 새로운 회의가 생긴다.

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이제 준비는 끝났으니 <더 일하기 좋은 회의 문화>, 만들어 볼까요?



1. 칭찬원정대, 회의문화 서포터즈의 출격!

    –  회의 잘하는 분을 찾아 칭찬과 격려를!

행동을 바꾸는 것은 의지보다 환경이라고 해요. 그래서 저희는 ‘환경’을 만들기로 했어요. 지금은 시스템적인 환경, 물리적인 환경을 만드는 것도 고민하고 있지만, 가장 처음 만들기 시작한 것은 ‘무형의 환경, 분위기’ 였어요. 회사가 ‘더 일하기 좋은 회의문화’를 만들기 위한 노력을 시작했다는 인식을 심어 드리고, ‘그 노력에 동참하고 싶은 분위기’를 만들어 가는 것이죠.
이를 위해 회의문화 서포터즈를 운영했어요. 서포터즈는 회의 문화를 직접 개선해 보고 싶은 분들의 지원을 받아 구성하였는데요. 평소처럼 회의를 참여하다가 효율적으로 운영된 회의를 경험하면 그 노하우와 팁을 제보해 주시는 임무를 맡았어요.  반대로 아쉬운 회의를 경험하면 어떤 부분이 개선되면 좋을지, 저희가 어떤 활동을 하면 좋을지 의견을 나눠주시기도 했답니다.

이렇게 활동하는 서포터즈분들이 ‘누구’인지는 비공개로 운영되지만 이분들의 ‘존재’는 전사적으로 알려 구성원분들께는 자신의 회의에 서포터즈분들이 참여할 수도 있다는 인식을 심어드렸어요.

회의문화_서포터즈

서포터즈분들께서 발굴해 주신 긍정적인 회의 사례와 노하우는  콘텐츠로 가공하여  전파하였습니다. 이 과정에서 잘 하고 계신 분들께는 응원과 격려를, 더 일하기 좋은 회의문화에 동참해 보고자 하시는 분들께는 쉽게  따라 해볼 수 있는 좋은 방법들을 알려드릴 수 있었어요.

저희가 우수 사례로 선정한 회의의 운영자분이 회의를 함께 만들어가는 분들께 감사의 메시지를 전하는 장면을 목격하기도 했는데요, 이런 장면들의 반복 속에서 조직문화는 조금씩 조금씩 더 단단하게 다져지는 것이 아닐까 해요.

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2. 짠하고 위트 있는, 그래서 응원하게 되는 김덕배 씨의 입사

– 회사의 잔소리가 아닌, 동료로서 말걸기

조직문화 담당자로서 ‘회의문화 개선’ 이라는 과제를 받았을 때, 떠오른 방법들은 뻔했어요. 지켜야 할 규칙을 만들어 공지하고, 회의록과 같은 각종 템플릿을 배포하고 … 사실 모두 필요한 일이긴 해요. 그런데! 구성원 입장에서 생각했을 때, 이런 활동만 지속적으로 진행 된다면 재미 없는 잔소리를 듣는 기분일 것 같더라고요. 그래서 회사를 설득합니다.“김덕배 씨를 입사시키겠습니다.”

새로운 조직문화 담당자냐고요? 반은 틀리지만 반은 맞습니다! 바로 소개해 드릴게요~

우아한형제들에는 뭐든지 물어보면 답을 해주는 AI 봇이 있어요. 구성원 대상 이 AI봇의 이름 공모전이 진행되었는데요, 그때 아깝게 탈락했던 이름이 있었으니 바로 ‘김덕배’예요.

사라질 뻔한 가상의 존재 ‘김덕배’에게 ‘회의문화 개선 메시지’를 전파하는 임무를 맡기기로 했어요. 영화에서 하찮고 짠한 캐릭터를 보면 괜히 마음이 쓰이고 응원하게 되잖아요. 메시지의 주체를 회사로 내세우면 자칫 딱딱한 잔소리처럼 느껴질 수도 있을 텐데, 짠한 서사를 가진 가상의 캐릭터를 통해 도와주고 싶고 응원하고 싶은 마음을 끌어내고자 했습니다.

그래서 저희가 구성원 대상으로 발송했던 첫 메세지는 ‘앞으로 회의 이렇게 해요’가 아니라 캐릭터의 서사를 스토리텔링하며 ‘김덕배의 눈,코,입을 골라주세요’라는  부탁이었어요. 구성원의 참여를 통해 만들어진 캐릭터로 형성한 관심은 앞으로 저희가 전하고자 하는 중요한 메시지들에도 연결될 거라는 생각이었죠.

저희의 첫 메세지 한 번 구경하실래요?

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구성원분들 덕분에 눈,코,입을 얻은 김덕배 씨는 구성원분들께 말을 걸기 시작했어요. 회의 에티켓에 대해 이야기를 나누기도 하고요, 불필요한 회의가 발생하는 구체적인 상황을 소개하고 옳은 방향은 무엇인지 제시하기도 했답니다. 또한 단순히 옳다, 그르다에서 그치지 않고 옳은 방향으로 나아가기 위해 무엇을 시도해 보면 좋을지 노하우와 팁을 배달하는 임무도 수행했어요.

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당장의 업무와 관련되지 않은 이야기들은 바쁘다보면 관심을 갖기 어렵잖아요. 하지만 김덕배씨의 짧고 위트있는 메세지는 조직의 구석구석에 닿기 좋아서, 회의문화 메세지 전파에 큰 도움이 되고 있답니다.


3. 메세지 시각화하기!
– 강요가 아닌, 자연스럽게 스며들 수 있도록

저희가 ‘메세지 시각화’라 부르는 활동은 행동 변화를 제안하는 메세지, 회의문화 에티켓 문구들을 온/오프라인 공간에 지속적으로 노출하는 작업이었어요. 무심코 눈길이 닿은 곳에서 생각이 유도되고 생각이 행동으로, 행동이 습관이 될 수 있도록 하기 위함이었죠. 

이 활동 속에서도 잊지 않은 것은, 회사의 일방적인 메세지로 느껴지지 않도록 구성원 분들과 함께 하는 일이었어요. 이벤트를 통해 몇몇 구성원 분들을 선발하여 그 분들이 선택한 회의 문화 메세지와 함께 이렇게 회의실 대기 화면에 한쪽에 띄워 두었답니다.

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나중에 들은 이야기로는 이 활동에 참여하신 분들께서 자신이 선택한 메시지에 대해서는 스스로 지키려 노력하게 되셨다고 해요. 저희는 이렇게 구성원 한 분 한 분을 회의문화 메시지의 발화자로 끌어들였어요.이 프로젝트의 말미엔 우리 구성원들 모두가 한 번쯤 메시지의 주인공이 되는 상상을 하면서요! 

그 밖에도 포스터를 만들어 엘리베이터를 기다리는 곳에 부착하고, 온라인 미팅에서 역할을 나눌 수 있는 배경화면을 만들고, 노트북을 꾸밀 수 있는 스티커를 만드는 등 다양한 메시지 시각화 작업을 진행했어요.

배민다움투데이_회의문화__배경_스티커


이렇게 시작했습니다.

그래서 더 일하기 좋은 회의문화 만들기에 성공했냐! 라고 물으신다면, ‘아직 갈 길이 멉니다. 다만, 이렇게 시작했습니다’라고 말씀드리고 싶어요.  그래도 긍정적인 변화가 시작되었다는 것은 확인 할 수 있었어요. 무작위 인터뷰에서 정기미팅이 개선되었다거나, 팀에서 그라운드룰을 정할 때 ‘회의’에 대한 항목이 새로 생겼다는 등의 이야기들이 들려왔거든요. 또 최근에는 자기 자신, 동료, 팀에서 좋은 회의 문화를 위해 노력한 사례를 모집하는 이벤트를 했었는데 150여 건의 사례가 접수되기도 했답니다. 

변화를 만드는 일은 쉽지 않은 것 같아요. 하지만  저희가 노력하는 만큼, 구성원분들이 회사에서 지내는 시간의 퀄리티를 바꿀 수도 있는 일이기에 그만큼 의미 있는 일이기도 하지요. 

모든 회의들이 전설이 될 수 있도록! 앞으로도 재미있고 즐겁게, 그러면서도 진심을 담아 구성원분들과 이야기 나눌 컬쳐커뮤니케이션팀의 여정, 많이 기대해 주세요!

이지은님 사진

이지은컬쳐커뮤니케이션팀
노력하지 않고도 자연스럽게 배민다움을 느낄 수 있도록
순간 순간들을 기획하는 일을 합니다.

하나만 더 볼까?

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